Réunions

Ce thème évoque le sujet des réunions : quand, comment et dans quel but sont-elles organisées ?

Une nouvelle perspective

Les réunions ont des objectifs différents selon le stade de l'organisation. Le nombre de réunions tenues augmente généralement à mesure que l'organisation se développe, pour atteindre un pic au stade vert. Le nombre de réunions organisées diminue au stade de la phase Opale.

Les membres des organisations Opale ont tendance à se sentir plus proches les uns des autres et du travail, et ont besoin de moins de réunions pour planifier ou résoudre les problèmes.

Organisations Rouge

Dans les organisations Rouge, les réunions sont organisées lorsque le chef ou le patron les juge nécessaires. Elles peuvent être organisées pour faire des annonces, porter des jugements ou organiser des cérémonies. Parfois, elles sont organisées pour demander conseil ou recueillir des informations.

Organisations Ambre

Dans les organisations Ambre, les réunions constituent une méthode importante de contrôle hiérarchique. Elles sont utilisées pour rassembler, distiller et transmettre des informations de haut en bas de l'organisation. La personne la plus haut placée est aux commandes. Il incombe aux autres d'être prêts à rapporter des informations ou à fournir des réponses selon les besoins.

Organisations Orange

Les organisations Orange gèrent soigneusement les performances pour s'assurer que les cibles et les objectifs sont atteints. Cela nécessite des réunions régulières (hebdomadaires/mensuelles/trimestrielles/annuelles) à tous les niveaux de l'organisation.

Les réunions sont organisées pour plusieurs raisons :

  • Rendre compte des progrès et prendre des décisions.
  • Planification
  • Innover par le biais de brainstorming et d'autres processus créatifs.
  • Obtenir l'approbation pour les investissements et autres décisions importantes.
  • Déterminer les priorités, et ainsi de suite.

À mesure que ces réunions se multiplient, elles "remplissent l'agenda" de cadres supérieurs très occupés. Jusqu'à récemment, cela signifiait souvent des déplacements importants pour ceux qui sont employés par des organisations internationales.

Les réunions ont souvent un ordre du jour prédéfini, avec l'intention de parvenir à des résultats clairs. Les discussions rationnelles et les arguments logiques sont appréciés. Toutefois, les objectifs personnels ne sont jamais loin de la surface et sont susceptibles de saper les objectifs de l'organisation.

Organisations Verte

Dans les organisations Verte, l'objectif est de servir les parties prenantes avec égalité, respect et inclusion. Pour cela, il faut les rencontrer. Le consensus est apprécié, mais il peut être difficile à obtenir.

Les réunions ne servent pas seulement à planifier et à rendre compte (comme dans les organisations Orange), mais aussi à entretenir un sentiment d'appropriation, d'inclusion et d'autonomisation : en d'autres termes, à créer une culture fondée sur des valeurs. Par conséquent, les pratiques de réunion ont tendance à être plus attentives aux processus sous-jacents au sein du groupe.

Organisations Opale

L'auto-gouvernance permet aux membres des organisations Opale de prendre la responsabilité des décisions sans avoir besoin d'approbation ou de consensus. Par conséquent, les réunions sont généralement beaucoup moins nombreuses.

Les réunions ne sont généralement organisées que lorsqu'elles sont nécessaires. Les raisons en sont les suivantes :

  • demander des conseils lorsque le processus de conseil l'exige
  • Partager des informations
  • Réagir à un changement de situation

Les réunions intègrent généralement des pratiques spécifiques pour s'assurer que les membres s'engagent les uns envers les autres et envers l'objectif de la réunion d'une manière respectueuse et productive. Les nouveaux membres sont généralement formés à ces processus afin qu'ils puissent participer pleinement.

En pratique

Les réunions sont limitées et découlent du "besoin de se réunir "

Les réunions peuvent naître spontanément lorsqu'un membre de l'organisation ressent un besoin et prend l'initiative. Les structures et l'animation des réunions soutiennent cet esprit d'auto-gouvernance. La transparence accrue des organisations Opale réduit le nombre et la durée de certaines réunions. Lorsque des réunions sont organisées, on veille à utiliser des pratiques spécifiques qui favorisent le sentiment de plénitude.

L'auto-gouvernance nécessite beaucoup moins de réunion

Dans l'ensemble, les réunions ont tendance à être moins nombreuses dans les organisations Opale. Dans une structure pyramidale traditionnelle, des réunions sont nécessaires pour rassembler, conditionner, filtrer et transmettre les informations qui circulent de haut en bas de la chaîne de commandement. Dans les structures auto-gérées la plupart de ces réunions ne sont plus nécessaires. Alors que dans les organisations Verte, les réunions peuvent être un moyen de renforcer la participation "ascendante", celle-ci est déjà "intégrée" dans une structure auto-gérées.

Réunions régulières au niveau des équipes/cercles opérationnels

La fréquence des réunions d'équipe/cercle est déterminée par la nature du travail.

Voir FAVI, ci-dessous.niveau.

Ordre du jour

Traditionnellement, l'ordre du jour est un élément minimum à avoir pour une réunion productive. Mais pas nécessairement sur le lieu de travail des organisations Opale. Nombre de leurs réunions n'ont pas d'ordre du jour préétabli. Au contraire, l'ordre du jour est déterminé au début de la réunion et se fonde sur les sujets qui mobilisent l'énergie des participants à ce moment-là. Ainsi, les réunions restent énergiques, utiles et intéressantes. L'intérêt est réel et présent ; il n'est pas lié au fait que la réunion soit rituelle.

Réunions plénières

Les réunions pour l'ensemble du personnel peuvent être programmées lorsqu'il y a une nouvelle information importante à partager : les résultats trimestriels, l'enquête annuelle sur les valeurs, un point d'inflexion stratégique, etc. L'information n'est pas simplement "présentée" de haut en bas - elle est discutée et débattue. Les questions peuvent orienter la réunion dans n'importe quelle direction ; les frustrations peuvent être évacuées ; les réalisations sont spontanément célébrées. L'enjeu dépasse le simple échange d'informations. La confiance dans l'organisation et ses valeurs est testée et réaffirmée. Les cadres supérieurs seront-ils francs, humbles et vulnérables ? Vont-ils affronter les questions difficiles ? Impliqueront-ils l'ensemble du groupe ?

En revanche, les réunions de l'ensemble du personnel dans les entreprises traditionnelles ont tendance à être axées sur des présentations, ou à être évitées en raison de leur imprévisibilité et des risques qu'elles comportent.

La forme suit la fonction : les réunions se tiennent sur une base ad hoc

Les réunions nécessaires à la coordination des tâches entre les équipes ou au lancement de projets spéciaux sont spontanées. C'est un mode d'organisation organique.

Une variété de formats de réunion pour des objectifs différents

En voici quelques exemples :

Mise en évidence du sentiment de plénitude et d'utilité

Les réunions font ressortir le meilleur et le pire de la nature humaine.

Dans le meilleur des cas, ce sont des lieux où les autres nous aident à écouter ce qui nous tient vraiment à cœur. Mais les réunions peuvent aussi être des terrains de jeu pour les egos. Pour se sentir en sécurité, certains cherchent à dominer les débats. D'autres se retirent. Dans les organisations autogouvernées, l'absence de patron fait disparaître certaines de ces craintes. Mais dans un groupe de pairs, les egos peuvent tout aussi bien dominer. Diverses approches favorisent des interactions productives compatibles avec l'intégralité et la raison d'etre.

Formation aux pratiques de réunion

Certains forment les nouveaux membres à des formats de réunion efficaces. Les nouveaux membres doivent être à l'aise pour participer aux procédures de prise de décision.

La formation à la facilitation, aux techniques de communication et à l'état d'esprit favorise la collégialité, l'instauration de la confiance et la résolution des tensions.

Commencer au bon endroit

Le début d'une réunion crée l'ambiance. Les organisations Opale peuvent utiliser les pratiques suivantes :

  • Une pratique très répandue consiste à commencer par un tour de table. Les participants partagent ce qu'ils ressentent sur le moment, dès leur arrivée. Cela permet à chacun d'être à l'écoute de son corps et de ses sensations, et de développer sa conscience. Nommer une émotion est souvent tout ce qu'il faut pour la gérer. Ainsi, cette pratique aide les participants à se débarrasser des distractions tout en aidant chacun à être présent à la réunion en cours.
  • Les réunions peuvent aussi commencer par une minute de silence pour ancrer les participants dans le moment présent.
  • Les réunions peuvent commencer par une courte lecture qu'une personne a préparée. Après quelques instants de silence, les participants partagent les réflexions que cela a suscitées.
  • Une autre pratique consiste à commencer chaque réunion par le partage par tous d'une brève histoire d'une personne qu'ils ont récemment remerciée. Cela met en évidence la possibilité, la gratitude, la célébration et la confiance.
  • Une autre variante encore est une minute de silence et/ou une blague.

Garder le cap

Pratiques supplémentaires pour maintenir l'intention et l'attention dans la réunion :

  • Un volontaire tient une paire de cloches tingsha (deux petites cymbales à main qui peuvent produire un son semblable à celui du cristal). Si la titulaire a l'impression que les règles de base ne sont pas respectées, elle peut faire chanter les cymbales. Personne ne peut parler tant que le son des cymbales ne s'est pas éteint. Pendant le silence, tous peuvent réfléchir à la question suivante : "Suis-je au service du sujet dont nous discutons ?"
  • Certains utilisent un "bâton de parole" ou un autre artefact pour réguler le tour de parole, ralentir la vitesse de la conversation et augmenter la qualité de l'écoute.
  • Un facilitateur peut être utilisé lorsqu'il y a des exigences spécifiques à remplir. Il peut s'agir d'un animateur externe dans certaines circonstances.

Cloture des réunions

Les tours de table à la fin de la réunion sont un complément naturel du tour de table initial. Ils permettent à chacun de se rendre compte de l'impact de la réunion. Un moment de silence est une autre façon de réfléchir et de conclure...

Transparence des réunions / participation ouverte

Les réunions à venir peuvent être indiquées sur l'intranet. Cela permet à tous ceux qui souhaitent partager leurs préoccupations ou leurs idées d'y assister. Cette transparence peut s'étendre aux personnes extérieures via la diffusion en continu sur Internet. Certains affirment que cette transparence se traduit par des relations plus étroites avec leurs partenaires extérieurs.

Les cultures de réunion dans les organisations Opale ont adopté certains des "formats de réunion alternatifs" comme le forum ouvert, l'art de l'accueil, le World Café, etc.

Foire Aux Questions

Consulter les autres, plutôt que de prendre des décisions unilatérales, peut impliquer davantage de réunions. Mais cela est souvent plus que compensé par des économies réalisées ailleurs.

Frédéric Laloux, raconte cette histoire à titre d'illustration :

"Jos de Blok, CEO de Buurtzorg, applique souvent le processus de collecte d'avis en publiant le soir une note de blog sur le web de Buurtzorg, proposant des suggestions de nouvelles initiatives et décisions et demandant l'avis de tous les membres de l'organisation. 24 heures plus tard, 50 à 80% des employés auront lu et peut-être commenté. Peut-être que la réponse massive est "oui, c'est bien", auquel cas la décision peut être appliquée à ce stade. Ou bien, il aura reçu des commentaires sur le fait qu'il a peut-être négligé d'importantes conséquences négatives, ou que la question est peut-être plus compliquée qu'il ne le pense. Dans ce cas, il pourrait réviser sa proposition en conséquence et la reposter, ou sentir le besoin de rassembler un groupe de volontaires pour s'en occuper. Dans tous les cas, cela donne un processus de prise de décision rapide avec très peu de réunions".

Comparez cela au processus qui se déroule généralement dans une hiérarchie traditionnelle de 9000 employés. Supposons que le PDG souhaite modifier les conditions relatives aux heures supplémentaires :

Il demande d'abord au chef des RH de préparer une proposition, qui demande ensuite à quelqu'un de moins expérimenté de faire "le travail du personnel". Ce dernier rédige une proposition, la montre éventuellement à un collègue et la révise en conséquence. Ensuite, le responsable des ressources humaines examine le projet et suggère d'autres améliorations, avant de fixer un rendez-vous avec le PDG qui peut apporter d'autres modifications. Le projet est ensuite soumis au comité exécutif... et ainsi de suite... Ils veulent d'autres révisions, et le projet suit son cours, puis remonte à nouveau... Il peut maintenant devenir politique, ce qui entraîne une autre couche de complications. S'il est maintenant approuvé, quelqu'un de la communication interne y travaille et le montre à nouveau au PDG. Enfin, il est transmis en cascade aux managers qui préparent les présentations pour les réunions d'équipe. Le nombre total de réunions qui peuvent intervenir dans une telle décision est énorme.

Sujets connexes

Notes et references